電子契約FAST SIGNがフォルダ機能を改善、閲覧権限なしでもファイル整理が可能に

text: XEXEQ編集部
（記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります）

PR TIMES より

記事の要約

マルジュは派遣・パート・アルバイトの雇用契約で多用される電子契約サービスFAST SIGNのフォルダ機能の仕様を2024年10月23日に変更した。フォルダ機能において閲覧権限がなくてもフォルダの作成や移動が可能になり、管理者の作業負担が大幅に軽減されることになった。^[1]

FAST SIGNは基本料金のみの固定料金制を採用しており、プラン内の利用通数であれば追加料金が発生しない特徴を持っている。契約締結後にのみカウントされる課金方式を採用しているため、契約が不成立となった場合でも無駄な費用が発生しないシステムを実現しているのだ。

契約締結をする担当者アカウントは無制限で登録が可能となっており、複数人で大量の契約書を処理することができる。月額プランでは100通まで11,000円から、年間プランでは年間1,200通まで月額11,000円からと、柔軟な料金体系を提供している。

電子契約とは、紙の契約書の代わりにデジタル文書を用いて契約を締結するシステムのことを指す。主な特徴として以下のような点が挙げられる。

電子契約システムは従来の紙ベースの契約と比較して、保管や管理が容易になるという特徴がある。FAST SIGNのような電子契約サービスでは、契約書の作成から締結、保管までを一元管理することができ、特に大量の契約を扱う人材派遣業界などで重宝されている。

フォルダ機能の権限設定の柔軟化によって、各担当者が必要に応じてフォルダを作成・管理できるようになり、業務効率が向上することが期待される。従来のように閲覧権限のある担当者に依頼して作業を進める必要がなくなったことで、契約書の整理や分類がよりスムーズになるだろう。

ただし、フォルダの乱立や重複した分類が発生する可能性も考えられるため、組織内でのフォルダ命名規則や階層構造のガイドラインを整備する必要があるかもしれない。また、閲覧権限と作成・移動権限の分離により、セキュリティ面での新たなリスクが生じる可能性も考慮に入れる必要がある。

今後は、フォルダのテンプレート機能や自動分類機能、さらには契約書の種類や状態に応じた動的なフォルダ構造の提案機能などが実装されることで、より使いやすいシステムになることが期待される。特に大量の契約書を扱う企業にとって、管理機能の充実は業務効率化の重要な要素となるだろう。

^ PR TIMES. 「パート・アルバイトの雇用契約で多数利用！電子契約サービスFAST SIGN、フォルダ機能の利便性を向上 | 株式会社マルジュのプレスリリース」. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000452.000014777.html, (参照 24-10-25).

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