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公開：2024-09-01

Microsoft Plannerとは？意味をわかりやすく簡単に解説

text: XEXEQ編集部

Microsoft Plannerとは

PlannerとはMicrosoftが提供するプロジェクト管理ツールであり、Office 365のサービスの一つです。タスクやスケジュールの管理、チームメンバーとのコラボレーションを効率的に行うことができます。

Plannerでは、プロジェクトの進捗状況を可視化するためのボードやチャートが用意されており、直感的な操作でタスクの割り当てや期限の設定が可能です。また、Outlookカレンダーとの同期機能により、タスクの期限をカレンダー上で確認することもできます。

Plannerは、Teamsなどの他のOffice 365サービスとシームレスに連携します。Teamsのチャネル内でPlannerのタスクを作成・管理できるため、コミュニケーションとタスク管理を一元化できます。

モバイルアプリも提供されているため、外出先からもタスクの確認や更新が行えます。クラウドベースのサービスであるため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。

Plannerは、中小規模のプロジェクトからエンタープライズレベルのプロジェクトまで、幅広い用途に適しています。シンプルで使いやすいインターフェースにより、プロジェクト管理の効率化とチームのコラボレーション促進に貢献します。

Plannerのタスク管理機能

Plannerのタスク管理機能について、以下3つを簡単に解説していきます。

• タスクの作成と割り当て
• タスクの進捗状況の可視化
• タスクの期限管理とリマインダー

タスクの作成と割り当て

Plannerでは、タスクの作成とチームメンバーへの割り当てが簡単に行えます。タスク名、説明、期限、担当者などの情報を入力し、必要に応じて添付ファイルを追加することができます。

タスクの作成時には、カテゴリや優先度を設定することも可能です。これにより、タスクの重要度や緊急度に基づいて優先順位を付けることができます。

割り当てられたタスクは、各メンバーのタスクリストに表示されます。メンバーは自分に割り当てられたタスクを確認し、進捗状況を更新していきます。

タスクの進捗状況の可視化

Plannerでは、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できるボードとチャートが用意されています。ボードは、タスクの状態別にカラム分けされており、タスクの進捗状況が一目で分かります。

チャートには、タスクの完了率や期限までの残り日数などが表示されます。これらの情報を活用することで、プロジェクトの全体像を把握し、課題の早期発見と対応が可能になります。

また、Plannerのダッシュボードでは、割り当てられたタスクや期限が近いタスクなどが一覧で表示されます。メンバーは自分の担当タスクを見失うことなく、効率的に作業を進められます。

タスクの期限管理とリマインダー

Plannerでは、タスクに期限を設定し、期限が近づくとリマインダーを受け取ることができます。これにより、タスクの完了を忘れることなく、スケジュール通りにプロジェクトを進められます。

リマインダーは、Plannerアプリ内の通知だけでなく、メールでも受け取ることが可能です。メンバーは自分の好みに合わせて通知方法を選択できます。

さらに、Outlookカレンダーとの同期機能により、タスクの期限をカレンダー上で確認することもできます。タスク管理とスケジュール管理を一元化することで、効率的な時間管理が実現します。

PlannerとOffice 365サービスとの連携

PlannerとOffice 365サービスとの連携について、以下3つを簡単に解説していきます。

• TeamsとPlannerの連携
• OutlookカレンダーとPlannerの同期
• SharePointとPlannerの連携

TeamsとPlannerの連携

PlannerとMicrosoft Teamsを連携させることで、チームのコミュニケーションとタスク管理を一元化できます。Teamsのチャネル内でPlannerのタスクを作成・管理することが可能です。

Teamsのチャネルにタブとして追加されたPlannerから、タスクの作成や割り当て、進捗状況の確認などを行えます。チャネル内のメンバー全員がタスクの状況を把握でき、コラボレーションが促進されます。

また、Plannerのタスクに関するコメントやファイルのやり取りもTeams内で行えるため、情報が分散することなく、スムーズなコミュニケーションが実現します。

OutlookカレンダーとPlannerの同期

PlannerとOutlookカレンダーを同期させることで、タスクの期限をカレンダー上で管理できます。Plannerで設定したタスクの期限が自動的にOutlookカレンダーに反映されるため、スケジュール管理が容易になります。

Outlookカレンダー上でタスクの期限を変更することも可能です。変更内容はPlannerにも同期されるため、タスク管理とスケジュール管理の一貫性が保たれます。

この同期機能により、メンバーは自分のスケジュールとタスクの期限を同時に確認できます。会議や打ち合わせとタスクの締め切りが重ならないよう、効率的なスケジュール調整が可能になります。

SharePointとPlannerの連携

PlannerとSharePointを連携させることで、プロジェクトに関連するドキュメントの管理が容易になります。Plannerのタスクに添付されたファイルは、自動的にSharePointのドキュメントライブラリに保存されます。

SharePointに保存されたドキュメントは、Plannerのタスクから直接アクセスできます。メンバーは最新版のドキュメントを簡単に参照・編集できるため、情報の共有がスムーズに行えます。

また、SharePointのバージョン管理機能により、ドキュメントの変更履歴を追跡することも可能です。過去のバージョンにアクセスし、必要に応じて復元できるため、ドキュメントの安全性が高まります。

Plannerの活用シーン

Plannerの活用シーンについて、以下3つを簡単に解説していきます。

• プロジェクトマネジメント
• イベントの企画と運営
• 営業活動の管理

プロジェクトマネジメント

Plannerは、プロジェクトマネジメントに最適なツールです。プロジェクトをタスクに分解し、チームメンバーに割り当てることで、作業の進捗状況を可視化できます。

ガントチャートを使用することで、タスクの依存関係や期限を視覚的に把握できます。プロジェクトの全体像を俯瞰し、ボトルネックの特定や資源配分の最適化が可能になります。

また、プロジェクトに関連するドキュメントをPlannerのタスクに添付することで、情報の一元管理が実現します。メンバーは必要な情報にアクセスしやすくなり、コラボレーションが促進されます。

イベントの企画と運営

社内外のイベントの企画と運営にも、Plannerが活用できます。イベントの準備タスクを洗い出し、担当者と期限を設定することで、着実に進捗を管理できます。

チェックリストを活用することで、タスクの細分化と進捗状況の確認が容易になります。メンバーは自分の担当タスクを明確に把握でき、責任を持って遂行できます。

また、イベントに関する資料や参加者リストなどをPlannerのタスクに添付しておくことで、メンバー間での情報共有がスムーズに行えます。イベント当日までの準備を万全に整えることができます。

営業活動の管理

営業活動の管理にもPlannerが役立ちます。顧客ごとの営業タスクを作成し、担当者と期限を設定することで、営業プロセスを可視化できます。

営業タスクに顧客情報や商談の進捗状況を記録しておくことで、営業チーム内での情報共有が容易になります。メンバーは顧客の状況を把握しながら、適切なフォローアップを行えます。

さらに、営業目標の達成状況をPlannerのチャートで確認することで、チームのパフォーマンスを評価できます。課題の早期発見と対策により、営業活動の効率化と成果の向上が期待できます。

参考サイト

1. Microsoft. https://www.microsoft.com/ja-jp

※上記コンテンツはAIで確認しておりますが、間違い等ある場合はコメントよりご連絡いただけますと幸いです。

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