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公開：2024-11-27

物質・材料研究機構がKiteRa Bizを導入、約260規程の管理効率化とDX推進を実現

text: XEXEQ編集部
（記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります）

記事の要約

• NIMSがKiteRa Bizを導入し規程管理をDX化
• 規程文書の体裁統一と管理方法を効率化
• 新旧対照表の自動生成で業務負担を軽減

物質・材料研究機構による社内規程DXサービスKiteRa Bizの導入

株式会社KiteRaは、国立研究開発法人物質・材料研究機構に社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を2024年11月26日に導入したことを発表した。NIMSは国内唯一の物質・材料科学研究に特化した国立研究開発法人であり、約30%が外国籍である研究者たちが最先端の研究に取り組める環境を提供している。^[1]

NIMSでは現在、規程関連で管理する文書として「規程」「規則」「細則」「達」など約260規程ほどを保有しており、各所管部署や作成者による規程文書の体裁統一や管理方法に課題を抱えていた。規程本文と新旧対照表をそれぞれ別々にWordで作成する業務負担も大きな課題となっていた。

KiteRa Bizの導入により、規程編集に特化したエディタを活用して規程の制定・改正・廃止を一元管理することが可能になり、文書の体裁統一や管理体制が構築された。版確定承認フロー機能によって各規程の所管部署からの起案をクラウド上で管理できるようになり、新旧対照表の自動生成機能によって作業効率が大幅に向上している。

KiteRa Bizの主要機能まとめ

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クラウド上での規程管理について

クラウド上での規程管理とは、組織の規程や規則などの文書をインターネット経由でアクセス可能なシステム上で一元的に管理する手法のことを指す。主な特徴として以下のような点が挙げられる。

• 場所や時間を問わずアクセス可能な利便性
• 承認フローのデジタル化による効率化
• バージョン管理と編集履歴の追跡性

物質・材料研究機構では約260の規程文書を管理しており、従来の手作業による管理では多くの時間と労力を要していた。クラウド上での規程管理により、文書の統一性が保たれ、改正作業の効率化が実現されている。

KiteRa Bizの規程DXに関する考察

KiteRa Bizの導入は、研究機関における規程管理のデジタル化という点で大きな意義を持っている。特に外国籍研究者が30%を占めるNIMSにおいて、規程文書の統一的な管理と効率的な改正プロセスの実現は、組織運営の透明性と効率性を高める重要な一歩となるだろう。

今後の課題として、表中の改正点の新旧対照表での赤字下線表示や、参照番号リンクの表記変更機能の実装が挙げられる。これらの機能の追加により、さらなる業務効率の向上と使いやすさの改善が期待できるだろう。

将来的には、AI技術の活用による規程文書の自動チェックや、多言語対応の強化など、より高度な機能の実装も検討に値する。研究機関のグローバル化が進む中、規程管理のDXはますます重要性を増すことになるだろう。

参考サイト

1. ^ PR TIMES. 「物質・材料研究で世界を変える国立研究開発法人物質・材料研究機構（NIMS）、社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を導入 | 株式会社KiteRaのプレスリリース」. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000082.000045846.html, (参照 24-11-27).

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