豊島区役所が避難所入所受付のデジタル化を実証、従来100秒の作業が7秒に短縮され業務効率化を実現

text: XEXEQ編集部
（記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります）

PR TIMES より

記事の要約

豊島区役所で避難所入所受付のデジタル化を実証実験
QR読取による入所手続きが7秒で完了し大幅な時間短縮を実現
スムーズな避難と運営者の負担軽減に貢献

避難所入所受付のデジタル化による業務効率化

株式会社バカンは2024年10月8日に豊島区役所の職員と共に避難所入所受付のデジタル化実証実験を実施した。この実証実験では避難所の混雑緩和と運営者の作業負担軽減を目的とし、マイナンバーカードリーダーやアプリ「tami tami」のQR読取によって避難者の入所手続きをデジタル化している。^[1]

従来の紙による避難者カードでの受付では避難者の記入から職員によるExcelへの転記まで含めると1人あたり平均100秒を要していたが、アプリでのQR読取による方式では平均7秒まで短縮されることが判明した。複数名が同時に手続き可能となったことで、有事の際の大規模な受け入れにも対応できる体制が整えられている。

アプリ「tami tami」は避難所の混雑状況をリアルタイムで配信する機能も備えており、全国200以上の自治体で導入されている。今後はマイナンバーカード認証によるチェックイン機能や物資管理、避難者データ連携など、さらなる機能の拡充が予定されている。

避難所入所受付のデジタル化実証実験まとめ

入所方式	QR読取	カードリーダー	手動入力	紙媒体
所要時間	7秒	15秒程度	30秒程度	100秒
利用者評価	71.4%	57.1%	データなし	データなし

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デジタルトランスフォーメーションについて

デジタルトランスフォーメーション（DX）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスを変革し、組織の効率性や生産性を向上させる取り組みのことを指す。主な特徴として以下のような点が挙げられる。

従来の業務プロセスをデジタル化により効率化
データの一元管理によるリアルタイムな情報共有
人的リソースの最適活用と作業負担の軽減

避難所入所受付のデジタル化は、従来100秒かかっていた作業を7秒まで短縮し、避難者の負担軽減と運営者の業務効率化を同時に実現している。さらにデータのデジタル化により、避難者情報の即時共有や統計分析が可能となり、より効果的な避難所運営につながることが期待される。

避難所入所受付のデジタル化に関する考察

避難所入所受付のデジタル化は、従来の紙ベースの手続きと比較して劇的な時間短縮を実現している点が高く評価できる。特にQRコードを活用した受付システムは、避難者と運営者双方の負担を大幅に軽減し、緊急時における円滑な避難所運営を可能にする画期的なソリューションとなっている。

一方で、高齢者や障がい者など、デジタル機器の操作に不慣れな方々への配慮も必要不可欠である。今後は従来の紙ベースの受付システムとデジタル受付の併用や、操作補助スタッフの配置など、誰もが利用しやすい環境整備が求められるだろう。

将来的には、AIによる避難者の健康状態モニタリングや、避難所間でのリアルタイムな情報共有システムの構築など、さらなる機能拡張が期待される。防災・減災のためのデジタル技術活用は、今後ますます重要性を増すものと考えられる。

参考サイト

^ PR TIMES. 「豊島区役所と避難所入所受付のデジタル化を実証　受付からデータ化まで従来100秒かかる作業を7秒に短縮 | 株式会社バカンのプレスリリース」. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000357.000018933.html, (参照 24-11-08).

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