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公開：2024-08-10

トドケールが自動アーカイブ機能を追加、郵便物・配達物管理の効率化を実現

text: XEXEQ編集部

記事の要約

• トドケールが自動アーカイブ機能を追加
• 荷物のアーカイブ処理が自動化
• 業務効率の向上と管理の簡略化を実現

トドケールの自動アーカイブ機能の詳細

株式会社トドケールは、郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」に新たに自動アーカイブ機能をリリースした。この機能により、これまで管理者が手動で行っていた荷物のアーカイブ処理が自動化され、業務効率の大幅な向上が期待できる。自動アーカイブ機能を設定することで、荷物のワークフローが最終ステータスに到達した時点で自動的にアーカイブされるため、管理者の手間を大きく削減することが可能だ。^[1]

新機能の設定は、管理者がワークフロー＞リクエスト＞自動アーカイブを設定したいリクエストを選択し、「このステータスの時アーカイブする」のスイッチをONにするだけで完了する。具体的なワークフローとしては、管理者が荷物を登録し、受取人が受け取り方法を選択、その後管理者がタスクを完了にすると自動でアーカイブされる仕組みとなっている。

トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに掲げ、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形の実現を目指している。特にハイブリッドワークやリモートワークが普及する中、物理的なモノやアナログな情報が柔軟な働き方の阻害要因となっていた。この自動アーカイブ機能の追加により、総務領域のデジタル化がさらに推進され、より自由な働き方と効率的なオフィス運営の実現に貢献することが期待される。

トドケールの自動アーカイブ機能まとめ

クラウド管理システムについて

クラウド管理システムとは、インターネットを通じてサーバーやソフトウェアを利用し、データの保存や処理を行うシステムのことを指しており、主な特徴として以下のような点が挙げられる。

• 場所を問わずアクセス可能で、リモートワークに適している
• 初期導入コストが低く、スケーラビリティが高い
• 自動バックアップやセキュリティ対策が充実している

クラウド管理システムは、企業の業務効率化やコスト削減に大きく貢献する。特に中小企業にとっては、高価なサーバーやソフトウェアを自社で購入・管理する必要がなく、必要な機能を必要な分だけ利用できるため、経営資源を本業に集中させることが可能だ。さらに、クラウドベースのシステムは常に最新の状態に保たれるため、セキュリティリスクの軽減にも効果的である。

トドケールの自動アーカイブ機能に関する考察

トドケールの自動アーカイブ機能は、業務効率化の観点から非常に有効だが、今後はデータの長期保存や検索性の向上が課題となる可能性がある。アーカイブされたデータが増加するにつれ、効率的なストレージ管理や高速な検索機能の実装が求められるだろう。また、法規制に対応したデータ保持期間の設定や、セキュリティ面での考慮も重要となってくる。

今後追加してほしい機能としては、AIを活用した予測型アーカイブシステムが挙げられる。過去のデータパターンを分析し、自動的にアーカイブのタイミングを最適化することで、さらなる業務効率の向上が期待できる。また、ブロックチェーン技術を活用したアーカイブデータの改ざん防止機能も、信頼性向上の観点から有効だろう。

トドケールの自動アーカイブ機能は、働き方改革やDXの流れの中で重要な役割を果たすと考えられる。今後は単なる文書管理にとどまらず、業務プロセス全体の最適化やデータ分析による意思決定支援など、より高度な機能の統合が期待される。クラウド管理システムの進化が、企業の競争力向上や新たなビジネスモデルの創出につながる可能性は大きい。

参考サイト

1. ^ PR TIMES. 「郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」に「自動アーカイブ機能」が追加！ | 株式会社トドケールのプレスリリース」. https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000041.000045280.html, (参照 24-08-10).

※上記コンテンツはAIで確認しておりますが、間違い等ある場合はコメントよりご連絡いただけますと幸いです。

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