ソフトウェア

SOFTWARE

公開：2024-08-18

Microsoft Accessとは？意味をわかりやすく簡単に解説

text: XEXEQ編集部

Microsoft Accessとは

Microsoft Accessは、Microsoftが提供するデータベース管理システム(DBMS)の一つです。リレーショナルデータベースを構築し、データの管理や分析を行うことができます。

Accessは、Excelなどのスプレッドシートソフトとは異なり、大量のデータを効率的に管理することに特化しています。複数のテーブルを関連付け、データの重複を排除し、一貫性を保つことが可能です。

Accessは、データの入力、検索、更新、レポート作成など、データベースに関する一連の操作をGUIベースで行えるため、比較的容易に扱うことができます。また、VBAと呼ばれるプログラミング言語を用いて、カスタマイズや自動化も可能です。

中小規模のデータ管理に適しており、在庫管理、顧客管理、受発注管理など、様々な業務で活用されています。Accessで作成したデータベースは、他のMicrosoftOfficeアプリケーションとの連携も容易です。

ただし、非常に大規模なデータを扱う場合や、複数のユーザーが同時にアクセスする必要がある場合は、SQL ServerなどのエンタープライズレベルのDBMSの使用が推奨されます。Accessは、あくまでもパーソナルレベルのデータベース管理に適したツールと言えるでしょう。

Microsoft Accessを使ったデータベースの設計と構築

Microsoft Accessを使ったデータベースの設計と構築に関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• Microsoft Accessにおけるテーブルの設計と正規化
• Microsoft Accessでのリレーションシップの設定
• Microsoft Accessを用いたフォームとクエリの作成

Microsoft Accessにおけるテーブルの設計と正規化

Microsoft Accessでデータベースを設計する際、まず行うべきことはテーブルの設計です。テーブルは、データを格納する表形式の構造体であり、データベースの基本的な構成要素と言えます。

テーブルを設計する際は、正規化と呼ばれる手法を用いて、データの重複や不整合を排除することが重要です。正規化を行うことで、データの一貫性が保たれ、更新時の不具合を防ぐことができるでしょう。

具体的には、第一正規形、第二正規形、第三正規形と呼ばれる基準に従ってテーブルを分割していきます。各テーブルは、一つの主キーを持ち、その主キーに従属する属性のみを持つようにします。

Microsoft Accessでのリレーションシップの設定

正規化によって分割されたテーブル間の関係性を定義するために、Microsoft Accessではリレーションシップを設定します。リレーションシップは、テーブル間の関連性を示すもので、一対一、一対多、多対多の3種類があります。

一対多の関係の場合、多側のテーブルに外部キーを設定し、一側のテーブルの主キーと関連付けます。これにより、データの整合性が保たれ、効率的なデータ管理が可能になります。

リレーションシップを設定する際は、参照整合性を保つことが重要です。参照整合性とは、関連するテーブル間でデータの整合性を保つことを指します。Accessでは、参照整合性を強制するオプションを設定できます。

Microsoft Accessを用いたフォームとクエリの作成

データベースの設計と構築が完了したら、次はデータの入力や検索を行うためのインターフェースを作成します。Microsoft Accessでは、フォームとクエリを使ってこれらの操作を行います。

フォームは、データの入力や表示を行うためのユーザーインターフェースです。テーブルやクエリをもとにフォームを作成し、必要なフィールドを配置することで、データの入力や編集を容易に行えます。

一方、クエリは、データベースから必要なデータを抽出するための仕組みです。SQLを用いてクエリを作成し、条件に合致するデータを選択、集計、更新することができます。Accessでは、クエリデザインビューを使って視覚的にクエリを作成できます。

Microsoft Accessのセキュリティとメンテナンス

Microsoft Accessのセキュリティとメンテナンスに関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• Microsoft Accessにおけるユーザーとグループの管理
• Microsoft Accessでのバックアップとリストアの方法
• Microsoft Accessのパフォーマンス改善のためのヒント

Microsoft Accessにおけるユーザーとグループの管理

Microsoft Accessでは、データベースに対するアクセス権限を管理するために、ユーザーとグループを設定することができます。ユーザーは個々のアカウントを表し、グループは複数のユーザーをまとめたものです。

各ユーザーやグループに対して、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどのオブジェクトごとにアクセス権限を設定できます。読み取り専用、編集可能、アクセス不可など、細かな権限設定が可能です。

また、Accessには、ワークグループ情報ファイル(SystemDB.mdw)というセキュリティ情報を管理するファイルがあります。このファイルを使って、ユーザーやグループの管理を一元的に行うことができます。

Microsoft Accessでのバックアップとリストアの方法

データベースは、業務の根幹を担う重要な情報を扱うため、定期的なバックアップが欠かせません。Microsoft Accessでは、バックアップとリストアの機能が用意されています。

バックアップは、データベースのコピーを作成する操作です。Accessでは、「バックアップ データベース」コマンドを使用して、現在のデータベースのバックアップを作成できます。バックアップファイルは、元のデータベースとは別のファイルとして保存されます。

リストアは、バックアップファイルからデータベースを復元する操作です。何らかの理由でデータベースが破損した場合や、誤って削除してしまった場合に、バックアップファイルからデータを復旧することができます。

Microsoft Accessのパフォーマンス改善のためのヒント

Microsoft Accessは、中小規模のデータベースに適したツールですが、データ量が増えるとパフォーマンスが低下することがあります。パフォーマンスを改善するためには、いくつかの工夫が必要です。

まず、インデックスの設定が重要です。よく検索されるフィールドにインデックスを設定することで、データの検索速度を向上させることができます。ただし、インデックスを設定しすぎるとかえってパフォーマンスが低下するので、適切な設定が必要でしょう。

また、クエリの最適化も重要です。不必要なテーブルの結合を避け、条件を適切に設定することで、クエリの実行速度を改善できます。さらに、大量のデータを扱う場合は、レコードセットを限定するなどの工夫も必要です。

Microsoft Accessと他のデータベースシステムとの比較

Microsoft Accessと他のデータベースシステムとの比較に関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• Microsoft AccessとMicrosoft SQL Serverの違い
• Microsoft AccessとOracleデータベースの比較
• Microsoft Accessとオープンソースデータベースの長所と短所

Microsoft AccessとMicrosoft SQL Serverの違い

Microsoft AccessとMicrosoft SQL Serverは、どちらもMicrosoftが提供するデータベース管理システムですが、用途や規模が異なります。Accessは、主に中小規模のデータベースを対象としたパーソナル向けのツールです。

一方、SQL Serverは、エンタープライズレベルの大規模データベースを管理するためのシステムです。トランザクション処理や同時接続ユーザー数などの点で、Accessよりも高い性能を発揮します。

また、SQL Serverは、Accessと比べてセキュリティ面での優位性があります。アクセス制御やデータの暗号化など、よりセキュアな環境を提供できます。ただし、その分、導入や運用のコストは高くなります。

Microsoft AccessとOracleデータベースの比較

OracleデータベースはOracle社が提供する、エンタープライズ向けの高機能なデータベース管理システムです。Microsoft Accessと比較すると、Oracleはより大規模で複雑なデータベースを管理することに適しています。

Oracleは、トランザクション処理や同時接続ユーザー数の点で、Accessを大きく上回る性能を発揮します。また、高度なセキュリティ機能や、データの完全性を保証する機能なども備えています。

ただし、Oracleは導入や運用のコストが高く、専門的な知識を持った管理者が必要になります。一方、Accessは手軽に使えるツールですが、大規模なシステムには不向きでしょう。用途に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。

Microsoft Accessとオープンソースデータベースの長所と短所

Microsoft Accessに対して、MySQLやPostgreSQLなどのオープンソースデータベースは、コストや拡張性の面で優れています。オープンソースのため、導入コストを抑えられ、必要に応じてカスタマイズも可能です。

また、LinuxなどのUNIX系OSで動作するため、Windowsに依存せずに利用できるのも利点と言えます。さらに、大規模なデータを扱う場合でも、高い性能を発揮します。

ただし、オープンソースデータベースは、Accessと比べると運用管理や保守の手間が増える傾向にあります。専門的な知識が必要になるため、小規模な組織では導入のハードルが高くなるでしょう。また、商用サポートが必要な場合は、別途コストがかかります。

参考サイト

1. Microsoft. https://www.microsoft.com/ja-jp
2. Oracle. https://www.oracle.com/jp/

※上記コンテンツはAIで確認しておりますが、間違い等ある場合はコメントよりご連絡いただけますと幸いです。

「ソフトウェア」に関するコラム一覧「ソフトウェア」に関するニュース一覧