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公開：2024-05-29

Accessとは？意味をわかりやすく簡単に解説

text: XEXEQ編集部

Accessとは

AccessはMicrosoft社が提供するデータベース管理システムの一つです。Accessを使用することで、データの収集、整理、分析、レポート作成などを効率的に行うことができます。

Accessはリレーショナルデータベースモデルを採用しており、複数のテーブルを関連付けてデータを管理します。これにより、データの重複を防ぎ、データの整合性を保つことが可能となります。

AccessはGUIベースのインターフェースを採用しているため、プログラミングの知識がなくてもデータベースの作成や管理が行えます。また、クエリ、フォーム、レポートなどの機能を使って、データの抽出や加工、出力を簡単に行うことができます。

Accessは中小規模のデータベース管理に適しており、個人や小規模なチームでのデータ管理に広く利用されています。ただし、大規模なデータベースや多数のユーザーが同時にアクセスする場合にはパフォーマンスの面で制限があります。

AccessはOfficeスイートの一部として提供されており、他のOfficeアプリケーションとの連携が容易です。例えば、ExcelデータをAccessにインポートしたり、AccessのデータをWordやPowerPointで利用したりすることができます。

Accessを使ったデータベース設計のポイント

Accessを使ったデータベース設計に関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• テーブルの正規化によるデータの整合性の確保
• リレーションシップの設定によるテーブル間の関連付け
• インデックスの設定によるデータ検索の高速化

テーブルの正規化によるデータの整合性の確保

テーブルの正規化とはデータの重複を排除し、データの整合性を保つためにテーブルを分割することです。正規化を行うことで、データの更新時の不整合を防ぎ、データの管理が容易になります。

Accessでは正規化の基本である第一正規形、第二正規形、第三正規形に沿ってテーブルを設計することが重要です。これにより、データの冗長性を排除し、データの一貫性を保つことができるでしょう。

正規化を行う際にはテーブルの分割を適切に行うことが重要です。分割しすぎるとテーブル間の関連が複雑になり、逆に分割が不十分だとデータの重複が発生してしまいます。

リレーションシップの設定によるテーブル間の関連付け

リレーショナルデータベースであるAccessではテーブル間の関連を設定することが重要です。リレーションシップを設定することで、テーブル間のデータの整合性を保ち、データの重複を防ぐことができます。

Accessでは主キーと外部キーを使ってテーブル間のリレーションシップを設定します。一対多の関係の場合、多側のテーブルに外部キーを設定し、一側のテーブルの主キーと関連付けます。

リレーションシップを設定する際には参照整合性を保つことが重要です。参照整合性とは関連するテーブル間でデータの整合性を保つことを指します。Accessでは参照整合性を保つためのオプションが用意されています。

インデックスの設定によるデータ検索の高速化

インデックスとはテーブル内の特定のフィールドの値に基づいて、データの検索を高速化するための仕組みです。インデックスを設定することで、大量のデータの中から目的のデータを素早く見つけ出すことができます。

Accessではテーブルのフィールドにインデックスを設定することができます。主キーや外部キーとして使用されるフィールドには自動的にインデックスが設定されます。それ以外のフィールドでも、検索に頻繁に使用されるものにはインデックスを設定しておくと良いでしょう。

ただし、インデックスを設定しすぎるとデータの更新にオーバーヘッドが発生するため、適切な数のインデックスを設定することが大切です。また、インデックスを設定する際にはフィールドのデータ型や長さなども考慮する必要があります。

Accessを使ったデータ抽出と加工の方法

Accessを使ったデータ抽出と加工に関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• クエリを使ったデータの抽出と絞り込み
• 計算フィールドを使ったデータの加工
• アクションクエリを使ったデータの一括更新と削除

クエリを使ったデータの抽出と絞り込み

Accessではクエリを使ってテーブルからデータを抽出し、必要なデータだけを取り出すことができます。クエリを作成する際には抽出条件を指定することで、目的のデータだけを絞り込むことができます。

クエリの作成にはクエリデザインビューを使用します。デザインビューではテーブルやフィールドを選択し、抽出条件を指定することで、簡単にクエリを作成できます。また、SQLビューを使えば、より複雑な抽出条件を指定することもできます。

クエリを使ったデータの抽出はレポート作成やデータ分析の際に欠かせない機能です。目的に応じて適切なクエリを作成することで、必要なデータを効率的に取得することができるでしょう。

計算フィールドを使ったデータの加工

Accessでは計算フィールドを使ってデータを加工することができます。計算フィールドとは既存のフィールドの値を使って新しいフィールドの値を計算するための仕組みです。

計算フィールドはクエリやフォームなどで使用することができます。計算式には算術演算子や関数を使用して、様々な計算を行うことができます。例えば、単価と数量から合計金額を計算したり、日付から経過日数を計算したりすることができます。

計算フィールドを使うことで、データを加工する際の手間を省くことができます。また、計算結果をテーブルに保存する必要がないため、データの冗長性を避けることができます。

アクションクエリを使ったデータの一括更新と削除

Accessではアクションクエリを使ってデータの一括更新や削除を行うことができます。アクションクエリとはデータを抽出するだけでなく、データの更新や削除を行うことができるクエリのことです。

アクションクエリには更新クエリ、追加クエリ、削除クエリの3種類があります。更新クエリは指定した条件に合致するレコードのフィールドの値を一括で更新することができます。追加クエリは別のテーブルからデータを取り込んでレコードを追加することができます。削除クエリは指定した条件に合致するレコードを一括で削除することができます。

アクションクエリを使うことで、大量のデータを一括で更新したり削除したりする際の手間を大幅に削減することができます。ただし、アクションクエリは元のデータに影響を与えるため、実行する前に十分な確認が必要です。

Accessのセキュリティ設定と運用管理

Accessのセキュリティ設定と運用管理に関して、以下3つを簡単に解説していきます。

• Accessファイルへのパスワード保護の設定方法
• Accessのバックアップとリストアの手順
• Accessファイルの分割と結合によるファイルサイズの管理

Accessファイルへのパスワード保護の設定方法

Accessではファイルにパスワードを設定することで、不正なアクセスから重要なデータを保護することができます。パスワードの設定はファイルを開く際のパスワード入力と、ファイルを開いた後の編集を制限するパスワードの2種類があります。

パスワードの設定はAccessのファイルを開く際のセキュリティオプションから行います。パスワードは暗号化されてファイルに保存されるため、パスワードを忘れてしまうとファイルを開くことができなくなります。そのため、パスワードの管理には十分な注意が必要です。

また、パスワードを設定する際には推測されにくい十分な長さと複雑さのあるパスワードを選ぶことが重要です。定期的にパスワードを変更することも、セキュリティ向上につながります。

Accessのバックアップとリストアの手順

Accessのデータはファイルの破損や誤削除などによって失われる可能性があります。そのため、定期的にデータのバックアップを取っておくことが重要です。Accessではファイルをコピーすることでバックアップを作成することができます。

バックアップの作成はAccessのファイルを閉じた状態で行います。バックアップ用のフォルダを用意し、そこにAccessファイルをコピーします。バックアップは定期的に新しいものに更新していくことが大切です。

データの復旧が必要になった場合はバックアップからAccessファイルを復元します。リストアの手順はバックアップファイルを元の場所にコピーするだけです。ただし、リストアを行うと、バックアップ以降の変更内容は失われてしまうので注意が必要です。

Accessファイルの分割と結合によるファイルサイズの管理

Accessのファイルサイズが大きくなりすぎると、パフォーマンスの低下やファイルの破損のリスクが高まります。そのため、ファイルサイズを適切に管理することが重要です。Accessではファイルの分割と結合によってファイルサイズを管理することができます。

ファイルの分割はAccessのデータベースツールから行います。分割されたファイルはフロントエンドファイルとバックエンドファイルの2つに分かれます。フロントエンドファイルにはフォームやレポートなどのオブジェクトが含まれ、バックエンドファイルにはテーブルが含まれます。

分割されたファイルを再度結合するにはフロントエンドファイルのリンク先をバックエンドファイルに設定し直す必要があります。ファイルの分割と結合を適切に行うことで、Accessのパフォーマンスを維持しつつ、データを安全に管理することができるでしょう。

参考サイト

1. Microsoft. https://www.microsoft.com/ja-jp

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