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公開：2025-01-22

都合のいい日を聞くメールの書き方について解説

text: XEXEQ編集部

都合のいい日を聞くメールの書き方と

1. 【解説する内容】
2. 日程調整メールの基本的な文章構成
3. 相手に配慮した候補日の提示方法

日程調整メールの基本的な文章構成

ビジネスメールにおける日程調整は、Microsoft OutlookやGoogleカレンダーなどのスケジュール管理ツールと連携させることで効率的に進めることができます。相手の予定を確認しやすいように、候補日は第三候補まで提示することが一般的なビジネスマナーとされています。

日程調整のメールでは、件名に用件と期限を明記し、本文では会議の目的や所要時間を具体的に伝えることが重要となります。特にZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールを使用する場合は、接続方法や必要な準備についても事前に共有しておくことがポイントです。

効果的な日程調整メールを作成するためには、以下のポイントを意識することが大切です。ビジネスツールを活用しながら、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

• 【ポイント】
• 件名は簡潔で用件が分かりやすい表現を使用
• 候補日は第三候補まで提示し選択肢を用意
• 会議の目的と所要時間を明確に記載
• オンライン会議の場合は接続方法も記載
• 早めの段取りで余裕を持った調整を心がける

日程調整メールの返信期限は、通常1週間程度の余裕を持って設定することが推奨されています。急を要する場合でも、相手の立場を考慮して最低でも2営業日以上の猶予を設けることが望ましいとされています。

スケジュール管理ツールやビジネスチャットを併用することで、より迅速な日程調整が可能となります。特にSlackやChatworkなどのビジネスチャットでは、即時的なやり取りができるため、緊急性の高い調整に効果的です。

相手に配慮した候補日の提示方法

日程調整メールでは、TimeTreeやJobcanといったスケジュール共有ツールを活用することで、関係者全員の予定を効率的に把握することができます。特に多人数での調整の場合は、doodleのような投票機能付きのツールを使用することで、スムーズな合意形成が可能となります。

候補日を提示する際は、相手の業務時間や通常の会議スケジュールにも配慮することが重要です。朝一番や夕方遅くの時間帯は避け、できるだけ午前10時から午後4時までの間で調整することが推奨されています。

日程調整における重要なポイントを以下の表にまとめましたので、メール作成時の参考にしてください。効果的なコミュニケーションのために活用しましょう。

効率的な日程調整を実現するためには、Microsoft TeamsやGoogleカレンダーなどのツールを活用することが効果的です。これらのツールでは、参加者の予定を視覚的に確認できるため、スムーズな調整が可能となります。

最終的な日程が決定したら、カレンダーに予定を登録し、参加者全員に確認メールを送信することが重要です。オンライン会議の場合は、URLや接続方法などの詳細情報も忘れずに共有しましょう。

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