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公開：2024-12-06

GoogleがWorkspaceにPDFの電子署名機能を追加、業務効率の向上とペーパーレス化を促進

text: XEXEQ編集部
（記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります）

記事の要約

• GoogleがPDFファイルへの電子署名機能を追加
• Google Driveに保存したPDFで署名要求が可能に
• 電話番号や役職など、カスタムフィールドの設定に対応

Google WorkspaceにPDFの電子署名機能が追加

Googleは2024年12月4日、Google Workspace向けに新たなeSignature機能の提供を開始した。今回の機能追加により、Google Driveに保存されているPDFファイルに対して電子署名の要求や追跡が可能になり、公式文書や契約書などの署名プロセスがより効率的に行えるようになった。^[1]

eSignature機能では電話番号や役職、会社名などのカスタムフィールドを設定することが可能になっており、ユーザーのニーズに合わせた柔軟な署名フォーマットを作成できる。Google Workspace内で完結する署名プロセスにより、外部のサービスを利用する必要がなくなり業務効率が大幅に向上するだろう。

本機能は2024年12月4日からRapid ReleaseとScheduled Release両方のドメインで順次展開が開始される。Business StandardやPlusなどの上位プランからEnterprise系プラン、Education Plusまで幅広いプランで利用可能となっており、Google Workspace Individual契約者も利用できる。

Google WorkspaceのeSignature機能まとめ

eSignatureについて

eSignatureとは電子署名のことを指しており、紙の文書への手書きの署名をデジタル化したものだ。主な特徴として以下のような点が挙げられる。

• デジタル文書への署名を電子的に行うことが可能
• 署名の追跡や管理が容易で監査証跡を残せる
• 時間や場所を問わず署名プロセスを完了できる

Google WorkspaceのeSignature機能は、PDFファイルへの署名要求から追跡までをワークスペース内で完結できる点が特徴的である。管理者はヘルプセンターから機能のオン・オフを設定でき、エンドユーザーは署名要求の送信や文書への署名をスムーズに行えるようになった。

Google WorkspaceのeSignature機能に関する考察

Google WorkspaceにeSignature機能が追加されたことで、企業の契約プロセスやドキュメント管理の効率化が期待できる。特にリモートワークが一般化している現在では、物理的な署名のやり取りを削減できることで、業務のスピードアップとコスト削減に大きく貢献するだろう。

課題として考えられるのは、電子署名の法的有効性や認証の信頼性に関する問題である。特に国際取引や重要な法的文書への適用については、各国の法規制や業界標準との整合性を慎重に検討する必要があるだろう。セキュリティ面での懸念に対しては、多要素認証の導入や署名プロセスの監査機能の強化が求められる。

今後はAIを活用した署名の真正性の検証機能や、ブロックチェーン技術との統合による改ざん防止機能の追加が期待される。さらに、他のGoogle Workspaceアプリケーションとの連携を強化することで、よりシームレスなドキュメントワークフローの実現が可能になるだろう。

参考サイト

1. ^ Google Workspace. 「 Google Workspace Updates: Request an eSignature on PDF files 」. https://workspaceupdates.googleblog.com/2024/12/esignature-for-pdf-files-google-drive.html, (参照 24-12-06).
2. Google. https://blog.google/intl/ja-jp/

※上記コンテンツはAIで確認しておりますが、間違い等ある場合はコメントよりご連絡いただけますと幸いです。

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